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毕业生指南——档案办理
发布时间:2015-05-22 12:15:10  信息来源:贵阳医学院招生就业处   浏览次数:5158

                    毕业生档案办理指南

 

目前,大学毕业生中有一种比较普遍的现象,即对档案不了解,不关心,有的毕业几年,档案还在学校放着,有的将档案放在家里,有的甚至把档案搞丢了,似乎“档案没什么用了”。其实不然。对于大学毕业生来说,档案仍然是一个需要加以重点关注的事项。当前,企事业单位招聘员工,国家选拔公务员等都要审查和参考档案,而诸如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都要查你的人事档案。因此现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用,千万不可掉轻心。

由于我国单位性质和就业方式的多样化,大学毕业后档案的存放成了一个比较复杂的问题。概括起来,大学生毕业档案存放方式主要有以下几种:

(一) 转入用人单位

适用于找到能够解决户籍并有档案接收权的单位的毕业生。按照国家规定,局级以上单位才能保管档案。一般来说,国家机关、国有大中型企业、科研研究所、大专院校一般有保管档案的权利。当然,由于我国体制改革进程的加快,这种概括也有例外。例如:现在许多大型出版社、报社、电视台(事业单位、企业管理),也要求员工把档案统一或自行存放到本地的人才交流中心。

这里,有必要提醒,有时用人单位尽管没有档案保管权,但它的主管部门有。因此,档案可以存放到用人单位的主管部门。例如:一些国有企业的职工医院不能接收档案,但医院的上级主管部门是大型的集团公司有人力资源管理部门,则可以接收。

(二)存入人才交流中心

适用于找到无档案接收权或不愿意接受档案的单位的大学毕业生,以及找到能够解决户籍但没有档案接收权或不愿意接受档案的单位的大学毕业生。按国家政策规定,各种私营民营企业、乡镇企业、中外企业、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。

毕业生委托人才交流机构人事代理后可享有下述服务:

1、负责人事档案关系接受、调出相关手续;

2、办理毕业生的转正定级;

3、档案工资的晋级;

4、职称晋级审报;

5、办理落户手续;

6、出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;

7、代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

(三)档案申请留校

适用于毕业离校前与用人单位有就业意向,但仍未签订就业协议的毕业生。为方便外地生源的毕业生参加生源所在地人事部门组织的公开招考,毕业时,学校对其一般不予办理档案留校手续。学校所在地生源的毕业生,档案由学校自动免费保留两年。但是,毕业生应该清楚的知道,档案留校只是延长了择业期,与学校没有人事隶属关系。在留档其间,涉及人事关系的证明都不能出具。

(四)档案转回生源地

适用于毕业离校前仍未落实就业单位的外地生源应届毕业生,或准备在生源地就业但暂时不能就业的毕业生。此类档案办理手续较为简单方便,但如果毕业生两年内在生源地以外就业,须回学校重新办理改派手续。一般来说,这种情况下,此类毕业生的档案将转往生源所在地教育局和人事局。

(五)毕业生档案转递注意事项

大学毕业生的档案如何完整、安全地转递到用人单位,关系到每一位毕业生的切身利益。因此,搞清楚档案转递的注意事项十分重要。

(一)用人单位签订就业协议时,应仔细填写档案接收单位的名称、地址、邮编、联系人名字、联系电话等信息,并及时送到学校就业管理工作部门,以利于毕业时档案转递。

(二)如签约单位无人事档案保管权或不接收毕业生档案,应了解该单位人事档案委托保管的单位或人才交流中心,并及时向这些单位申请《接收函》或《进xx人才市场需求表》,然后连同与用人单位签订的就业协议一并交到学校就业管理工作部门,以保证档案的安全转递。

(三)档案材料应包括:

1、毕业生登记表、成绩总单、实习成绩评定表、体检表、《报到证》(副本);

2、学生党员的入党志愿书、申请书、转正报告、外调材料;

3、预备党员入党志愿书、申请书、外调材料、预备党员组织鉴定标记思想汇报、小结等;

4、入党积极分子的申请书、党校学习小结、思想汇报、入党积极分子登记表等;

    5、高考入校时的录取通知书。

 

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